このたび、平成26年度に情報科学研究科で開講された授業の「成績原簿」が所在不明となる事案が発生しました。「成績原簿」は、常時施錠した倉庫に保管され、外部に持ち出す資料ではありませんが、定期的な倉庫整理作業を平成28年7月から8月にかけて実施した際に、不要文書とともに溶解処理した可能性が高いと考えられます。

　本学では、これまで個人情報保護及び法人文書の適切な管理に取り組んでまいりましたが、このような事態を招き、本学学生をはじめ関係者の皆様に多大なご迷惑とご心配をおかけしますことを深くお詫び申し上げます。

１．紛失した法人文書ファイル
　「成績原簿（情報）H26」の2分冊の各ファイル

２．紛失した法人文書ファイルに含まれる個人情報
　平成26年度に成績評価を受けた情報科学研究科に在籍する学生354名（博士前期課程 285名、博士後期課程 27名、非正規生42名）分の氏名、学生番号、研究室名、授業科目名、授業担当教員名、評価

３．事実経過
　平成28年12月12日（月）、文書保管倉庫の書棚にて保管している法人文書ファイルの点検を行ったところ、平成26年度に情報科学研究科で開講された授業の「成績原簿」が紛失していることが発覚しました。
　前回点検を行った平成28年6月22日（水）には、当該倉庫の書棚に収納されていることを確認しておりますが、その後、平成28年7月から8月にかけて実施した当該倉庫の整理時に、不要文書とともに溶解した可能性が高いと考えられます。

４．本件の対応
　平成26年度に成績評価を受けた情報科学研究科学生のすべての方々に対し、本件の状況を記したお詫びの文書を送付いたしました。
　なお、現在のところ、本件に関し、個人情報流出等を含めた被害報告には接しておりません。

５．再発防止に向けた今後の取組み
　本学では、これまで個人情報保護及び法人文書の適切な管理に取り組んでまいりましたが、このような事態を招いたことを深く反省し、職員等に対して下記の改善方策を徹底させることにより、再発防止に努めてまいります。

【改善方策】
　①個人情報保護及び法人文書の管理の周知徹底
　②法人文書の廃棄作業手順の厳格化・手順の職員に対する周知徹底
　③重要書類の厳格な管理
　　・鍵の受払簿を作成し、入出の一元管理
　　・ファイルの閲覧場所を、原則倉庫内に限定
　　・ファイルの管理状況の点検機会の追加
　　・倉庫扉の鍵のオートロック化
　　・倉庫内の書架を鍵付き書架に変更

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